Onboarding: Så får du nya medarbetare att känna sig välkomna

Ingen arbetsplats, ingen dator och ingen har någon som helst aning – den som välkomnas på det sättet på sin första arbetsdag vill helst lämna direkt igen. Varför onboarding är så pass viktig för företag och vad du måste tänka på, kan du läsa mer om nedan.

Egentligen gick ju allting bra. Under urvalsprocessen visade det sig att kandidaten var den perfekta matchen, både utifrån sociala och yrkesmässiga färdigheter – vilket var extremt lovande för organisationen. Men efter bara två månader fanns det inte kvar något av den ursprungliga motivationen. Den extremt lovande kollegan är frustrerad, bidrar inte och har redan sagt upp sig i tanken. Varför? Inte sällan beror det på en misslyckad introduktion av medarbetaren, eller som det kallas på fackspråk – onboarding. Dålig förberedelse, otydliga ansvarsområden och en slarvig definition av arbetsområdet gör att den anställde får en dålig start på det nya jobbet.

Tid är pengar

Vissa hävdar kanske att det inte har skadat någon att bli kastad direkt in i hetluften och att företag behöver personer som kan bita ihop och kämpa. Men dessa argument är i princip bara ursäkter för att ingen vill eller kan hitta tid utöver sina befintliga uppgifter för att skapa en onboardingsprocess. När det gäller onboarding är en sak viktig: tid är pengar – och vice versa. Om företag inte investerar rimlig tid för att introducera nya anställda i alla nya strukturer och regler kan det leda till höga kostnader. Först och främst förlorar man det mervärde som nya kollegor tillför med sin kompetens, deras kunskap och framför allt deras innovativa tänkande. Om de slutar efter en kort tid har det också kostat mer än vad det har smakat, då det är dyrt att både att anställa och rekrytera nya medarbetare. Sist men inte minst lider även företagets image av besvikna före detta anställda.
Vanligtvis föreligger följande fyra risker som inte beaktas i en onboardingprocess:

  1. Otydliga förväntningar
    ”Förväntningar och mål är kärnan i introduktionen av nya medarbetare, eftersom det är bara de som har kunskap om förväntningarna som också kan överträffa dem och därmed inspirera andra”, förklarar Constanze Buchheim, grundare av personalkonsultbolaget i-potentials, i sin artikel på Gründerszene.de. Om förväntningarna från bägge sidor är otydliga är missnöje också oundvikligt. Experten rekommenderar därför ett samtal om förväntningar i början, där inte bara de specifika arbetsuppgifterna avhandlas utan också vilka förväntningar som finns på beteende i teamet, kommunikationen med varandra och vilka värderingar som är viktiga i organisationen.

  2. Vara oförberedd
    Enligt en studie från Human Capital Institute går 77% av de anställda hem tidigare under sin första arbetsdag eftersom varken arbetsplatsen eller kollegorna är förberedda för den nya kollegan. Inget gör en mer besviken än att börja på ett företag där ingen har koll på att man ska börja. Om din nya medarbetare måste argumentera med receptionen om att bli insläppt och dina kollegor snabbt måste städa undan ett skrivbord så att hen ska få en plats, får det motivationen att sjunka avsevärt. Det är de små sakerna som ger en stor positiv effekt. En fullt utrustad arbetsplats med en fungerande dator och en färdiginställd e-post, en liten välkomstlapp, kanske en trevlig artikel om företaget eller personalhandboken och eventuellt företagstidningen – och givetvis ett team som är informerade om att den nya kollegan börjar.

  3. Delegera ansvar
    Onboarding är chefens ansvar! Ansvaret för en ny kollega är ingenting som kan delegeras. Det är upp till den direkta chefen att introducera medarbetaren till företaget och lägga grunden för ett långsiktigt samarbete. Om chefen inte har tid att hälsa den nya medarbetaren välkommen på sin första dag och presentera denne för kollegor och sitta ned och samtala, så ger det en bild av bristande uppskattning. För medarbetaren är det en dålig start och för chefen en missad möjlighet att stärka sitt eget team med en motiverad, engagerad och lojal medarbetare.

  4. Schema saknas
    Om den anställde fortfarande efter två veckors tid måste hållas vid gott mod med framtvingade uppgifter med det enda syftet att hålla hen sysselsatt, kan den nyanställde utgå ifrån att det varken finns en detaljerad arbetsbeskrivning eller en introduktionsplan. Värdefull tid, där den nya kollegan skulle kunna ha bidragit, går förlorad eftersom hen måste sammanställa all information om arbetsprocesser och struktur på egen hand. Hen känner sig försummad och kommer att få svårt att identifiera sig med sin nya arbetsgivare.

Onboarding börjar redan innan första arbetsdagen

Det underlättar att skapa en process för onboarding i form av en checklista, för på så sätt kan ni alltid kontrollera att alla steg är klara inför den nya kollegans första dag på jobbet. Men det är viktigt att notera att introduktionen inte startar först vid första dagen på jobbet. Tiden mellan signerat kontrakt och arbetsstart kan också användas för att förbereda den nya medarbetaren, såväl som chefen, för de kommande uppgifterna. Företaget håller kontakt med den anställde och skickar ut information eller personalhandboken på förhand och ni kan också anordna en rundtur på kontoret. Chefen kan använda denna tid för att förbereda inför onboardingen genom en att gå en utbildning.

En introduktionsplan är viktig

Ni bör också skapa en detaljerad introduktionsplan innan den anställde börjar arbeta. Denna ska redogöra för vad den anställde kommer gå igenom, under vilka tider, hur det ska gå till och vem hos er som ansvarar för detta. Genom löpande återkoppling med medarbetaren kan chefen bedöma hur det går med introduktionsplanen, få reda på var det finns problem och om ändringar behövs genomföras. Ett fadder- eller mentorskapsprogram stödjer processen med kunskapsöverföring, skapar förtroende och kan hjälpa anställda att snabbt bli hemmastadda i de nya strukturerna. Dessutom avlastar det kollegor såväl som chefer. Det är viktigt att mentorn har rätt kompetens i form av fackkunskap och sociala färdigheter såväl som att hen är lojal mot chefer och företaget.

Är du nyfiken på att komma i kontakt med CareerBuilder och våra kanidatattraktionslösningar?
Spana in vår e-handel här!

Behöver du råd och hjälp av oss när du rekryterar? Kontakta oss här.

Du kanske även är intresserad av:
Rekryterarens guide till effektiva platsannonser
9 saker du bör veta när det är dags att rekrytera
3 egenskaper hos framgångsrika rekryterare

Onboarding: Så får du nya medarbetare att känna sig välkomna
Tagged on:                     

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.