Hur dagens kollegor kommunicerar med varandra

Dagens teknik möjliggör för kollegor och team att kommunicera med varandra på nya sätt, men är de verkligen mer effektiva?

Idag finns det en uppsjö av tekniska lösningar och appar som gör att kollegor på företag kan kontakta varandra och skicka meddelanden snabbt och enkelt. Förutom telefon och epost använder man nu även chattsystem, videokonferenser, molnbaserade projekthanteringssystem med mera. Även om dessa nya verktyg förändrar arbetssätt och hur kollegor kommunicerar med varandra – är de effektiva?

Vi reder ut några av för- och nackdelarna:

Hur kollegor kommunicerar med varandra

Face-to-face
Även om dagens teknik gör det enklare att kommunicera snabbt och enkelt på distans så är det inte säkert att kommunikationen blir tydlig och effektiv. Många anser att personliga möten face-to-face fortfarande är det bästa sättet för att bygga relationer och interagera med kollegor för att kommunicera med tydlighet och undvika missförstånd. På konferenssamtal kan missförstånd lätt uppstå när deltagare inte kan se varandra och det blir svårare att till exempel brainstorma, diskutera idéer och illustrera eller skriva stödpunkter på en whiteboard under ett möte. Å andra sidan tar det personliga mötet mycket dyrbar tid i anspråk, både i form av restid till/från mötet och faktiskt mötestid.

Email
Även om face-to-face möten ofta är bra när det gäller relationsbyggande och tydlighet i kommunikationen så är det alltid inte det mest effektiva arbetssättet. Kommunikation via epost ger en bättre spårning på vad som sagts tidigare och vad man kommit överens om, samtidigt som det personliga mötet ofta tar mycket tid i anspråk och låser upp flera personers tid. Genom att arbeta effektivt med email och andra kommunikationsverktyg kan medarbetare istället göra flera saker samtidigt och ”multi-taska”, vilket kan ses som oförskämt i ett personligt möte. Å andra sidan kan en konstant ström av inkommande mail även påverka effektiviteten och ta fokus från andra uppgifter.

Chattsystem
På många företag har man valt att även introducera olika typer av chattsystem, så som Skype/Lync, Slack, m.m. Genom dessa system kan en person spara tid och vara effektiva när de till exempel behöver ställa en fråga till en kollega utan att behöva a) lyfta luren och ringa, b) promenera över till kollegan eller c) skicka ett mail. Å andra sidan kan konstanta meddelanden som pingar till och poppar upp på skärmen bli ett stort distraktionsmoment som gör att man tappar fokus och effektivitet.

Videokonferenser
Idag är det även vanligt att man har face-to-face möten över videokonferens, vilket underlättar för personer som sitter i olika städer eller olika länder att träffas. Videokonferenser är så nära face-to-face man kan komma och är ett kostnads- och tidseffektivt sätt att mötas. Å andra sidan kan tekniska begränsningar när det gäller exempelvis uppkopplingshastighet eller ljudkvalitet göra att mötet blir hackigt och även här kan missförstånd uppstå.

Projekthanteringssystem
Molnbaserade verktyg för projekthantering som till exempel Trello hjälper team med projektledning och att organisera vilka uppgifter som är kopplade till vilken medarbetare. Samtidigt kan kollegor snabbt uppdatera sig på status för ett projekt utan att kontakta en annan kollega, men det finns självklart fallgropar även här. Om teamet förlitar sig blint på informationen i systemet så kan missförstånd uppstå och det kan även vara så att informationen inte heller är dagsfärsk, vilket kan påverka projektarbetet negativt.

För att knyta ihop säcken
Den nya tekniken underlättar kommunikationen på många sätt men har även sina begränsningar. Det finns inget rätt eller fel svar på vad som är mest effektivt och varje företag eller team måste hitta sitt eget optimala arbetssätt för att kunna fortsätta vara personliga, tidseffektiva och tydliga i sin kommunikation.

Hur dagens kollegor kommunicerar med varandra
Tagged on:

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.