Säkerhetsaspekter och risker i rekryteringsprocesser

Bakgrundskontroll vid rekryteringsprocesserHej, jag heter Pierre Gudmundson och jag är grundare och VD för Scandinavian Recruitment Intelligence. Jag vet, det är ett långt namn, oftast kallas vi för SRI.

Jag har en bakgrund ifrån Polisen och senare även Försvarsmakten. Jag har samlat på mig en lång och gedigen erfarenhet av säkerhet vid rekrytering och har under många år arbetat med dessa frågor.

Innan jag startade SRI arbetade jag i den privata sektorn som säkerhetsskyddskonsult. Där arbetade jag med- och utvecklade metod och koncept runt bakgrundskontroller och jag brinner för samhällssäkerhet men även för etik och integritet.

I den här artikeln kommer jag att prata om säkerhetsaspekter och risker i samband med rekryteringsprocesser.

Säkerhet blir lätt komplext och kräver ofta specialistkunskaper, vilket ofta leder till att övriga funktioner har svårt med dialogen och med att ta till sig information som kommer från säkerhetsfunktionen. Det kan leda till haltande strategier för både HR och säkerhet och i längden påverkas hela organisationen negativt.

Grunderna inom säkerhet och risker i rekryteringsprocesser

Därför tänkte jag dela med mig av vad vi kan kalla för en ”grundkurs” med någorlunda lättsmält information som snabbt höjer medvetenheten kring dessa delar. Kanske vågar ni också vara självkritiska och ifrågasätta era befintliga rutiner och processer efter att ha läst detta? Det har ni i så fall allt att vinna på!

Bakgrundskontroll och säkerhet i rekryteringsprocesser

Innan vi börjar:

  • Har ni en befattningsanalys över organisationen?
  • Har ni en befattningsbeskrivning för de enskilda befattningarna?
  • Har ni tillgång till en verksamhetsbeskrivning?
  • Finns där en säkerhetsfunktion?
  • Förstår ni hur dessa delar hänger ihop?

Om en säkerhetsfunktion finns – kan ni i så fall samverka och få förståelse för säkerhetsanalys och säkerhetsplan?

Finns inte dessa strategiska dokument fungerar inte säkerhetsfunktionen som den borde, vilket i sin tur leder till falsk trygghet inom HR och då främst i rekryteringsprocesserna men även i det vidare interna HR-arbetet. Detta och anledningarna kan man fördjupa sig i men det gör vi inte idag. Men ovan är ack så viktigt!

Syftet med en rekryteringsprocess är, så klart, att hitta en så passande kandidat som möjligt för den befattning som ska bemannas. Olika parametrar tillåts spela större eller mindre roll i det enskilda fallet beroende på vad man som arbetsgivarorganisation vill uppnå. Det man väldigt ofta slarvar och skarvar med är säkerheten.

För att förtydliga:

Hur säkerställs det att processer och rutiner faktiskt leder till att arbetsgivarorganisationen också kan ta medvetna beslut utifrån riskerna organisationen tar med en viss kandidat? Känner man till dess sårbarheter, går det att sakligt och objektivt bedöma hens pålitlighet och lojalitet?

För att ytterligare förtydliga komplexiteten:

För att förstå hur detta samspelar behöver man även en förståelse för organisationens sårbarheter och vilka säkerhetshöjande åtgärder som inkluderar hur HR-arbete och urval kan påverkas av dessa aspekter.

Jag hoppas att vi redan nu är överens om att risker alltid är närvarande. För de med mindre erfarenhet av dessa delar i samband med rekrytering vill jag gärna utveckla.

När man ska bedöma och värdera människor bör man se till hela människan, dess olika erfarenheter, bakgrund, kontexter och försöka att också förstå hur dessa alltid kommer att påverka människan men alltid på olika sätt, det är inte generellt förutsägbart. Påverkan på en människa sker alltid vart hen än befinner sig. Alltså oavsett om detta är på arbetsplatsen eller om det är någon annanstans.

Som rekryteringsansvarig behöver man fördjupa sig i dessa delar och kontexter, ställa frågor och våga gå på djupet för att förstå. Utan förståelse för människan är det svårt att göra medvetna val, eller hur?

Oftast fokuserar man på att exempelvis hitta den mest kompetenta kandidaten. Men är det verkligen det huvudsakliga och mest optimala målet eller är det något annat däremellan?

Traditionellt gör man det enkelt för sig. Man gör egen research eller så köper man en bakgrundskontroll, får en rapport med några tabeller, lite brödtext, tar ställning till innehållet och sätter ”check” i boxen. Finns då inga graverande fynd så går man vidare med kandidaten, eller?

Men hur används och inkorporeras detta innehåll i den vidare processen? Är det överhuvudtaget tillförlitligt, behöver innehållet i rapporten tolkas, finns där subjektiva bedömningsdelar i leveransen och vad har du som mottagare i så fall för egen förmåga att bedöma vad allt innebär när det ska riskutvärderas?

Dessa frågor är helt avgörande när du ska förstå kandidaten och hur du ska värdera och bedöma riskerna med just denne för din organisation. Missförstå mig inte, risker är inte lika med att någon inte är anställningsbar.

De flesta leverantörer av dessa tjänster har ett sätt att leverera som leder till att mottagaren av rapporten tvingas tolka innebörd och risk, helt själv, subjektivt och i det enskilda fallet.

Detta gör att också processer blir subjektiva och att olika kandidater riskerar att bedömas olika beroende på den enskilde rekryteraren, dess dagsform, stress, troligen när på arbetspasset gällande blodsockernivå samt annan påverkan som kan ske vid varje enskilt tillfälle. Är inte det lite dumt och farligt?

Med tanke på vad en rekryteringsprocess kan kosta och vad man kan riskera, borde detta inte göras lite mer strukturerat och med ett annat grepp?

En bakgrundskontroll syfte är att skapa transparens och förståelse, underlätta, vara ett skarpt verktyg. Min åsikt är att den också, alltid ska vara så objektiv som det bara går att göra den.

Vidare tycker jag att den ska användas aktivt som en ingrediens i den senare processen.

Den ska såklart skapa förutsättningar för att arbetsgivarorganisationen medvetet ska kunna riskoptimera och då helst riskminimera sina slutliga val. I vissa fall kanske organisationen gör medvetna risktagningar utifrån en kvalitativ bakgrundskontroll och dess innehåll men då är det just det, ett kvalitativt och pålitligt rapportunderlag och en medveten risktagning, då är beslutet också försvarbart.

För att detta ska kunna uppnås behöver du förstå olika leverantörers sätt att bygga sina rapporter, vad du får och inte får och hur all insamlad information slutligen analyseras då slutsatserna ska dras.

Finns där strukturerade metoder och har leverantören rätt kompetens att bedöma informationen?

Får du de mervärden som är viktiga för dig då du tar ansvar för din interna organisation?

Är ni så kritiska och självkritiska som ni kanske borde vara, är ni medvetna konsumenter och beställare av dessa tjänster, eller sätter ni också ”check” i boxen?

Vill du lära dig mer om säkerhetsaspekter och risker i rekryteringsprocesser?

Välkommen på frukostseminarie i Stockholm den 18/1 där du får möjlighet att lyssna på Pierre Gudmundsson och Tobias Löfgren, medgrundare av executive search-bolaget Burro Advisors, som berättar varför de valt att inkludera bakgrundskontroller i sina rekryteringsprocesser.

Läs mer och boka plats här >>

 

Lycka till med riskbedömningarna och era rekryteringar!

Säkerhetsaspekter och risker i rekryteringsprocesser

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.